Van de eerste hectiek naar een geoliede machine, in sneltreinvaart

Als er één moment is waarop niemand om communicatie heen kan, dan is het wel in een crisissituatie. De spanning is hoog, er moet veel gebeuren en er is geen tijd. Juist in die situaties heb je een communicatieadviseur nodig die weet van aanpakken. Die op een rijdende trein kan springen en kan gáán. Iemand zoals communicatie expert Trea ten Kate.

Trea heeft de afgelopen jaren twee keer in crisissituaties gewerkt. Tijdens de coronapandemie werkte ze voor GGD Noord- en Oost-Gelderland. Daar trad ze op als woordvoerder en communicatieadviseur. Sinds april 2022 is Trea communicatieadviseur in het Actieteam Oekraïne van de gemeente Apeldoorn. Ze ondersteunt het team met de communicatie richting de vluchtelingen en de inwoners van Apeldoorn. 

Rijdende trein
Toen Trea in begon in het Actieteam Oekraïne, waren de eerste vluchtelingen al in Apeldoorn. “Het was voor iedereen nieuw om dit te doen. Locaties regelen, mensen opvangen, er moest direct veel gebeuren. Ook op het gebied van communicatie.” Die ervaring had ze ook bij de GGD, waar ze ontdekte dat crisiscommunicatie haar goed ligt. “Je moet direct je vakkennis inzetten. Communicatie is dan absoluut geen sluitstuk, want de pers en ook inwoners zitten er bovenop.”

Tegelijkertijd is de druk hoog: er moet veel gebeuren in weinig tijd. “Ik stapte op een rijdende trein en moest snel dingen eigen maken. In het begin deed ik dat door veel uit te vragen in het team. Wat heb je nodig? Wat gebeurt er? Wat zijn de ontwikkelingen? Dat werkte goed, omdat we echt als een team werkten. Ondanks de hectiek nam iedereen de tijd om dingen uit te leggen. Er was ook geen negen-tot-vijf-mentaliteit. Er moesten gewoon dingen gebeuren en daar was iedereen zich van bewust.”

Geoliede machine
En dan is het dus: aan de slag. Waarbij het in het begin vooral draait om snelheid. “Toen ik kwam stond in de basis de website met informatie. Die heb ik verder opgebouwd en houd ik actueel. We vangen ruim 1.000  vluchtelingen uit Oekraïne op op 7 locaties in de gemeente Apeldoorn. De communicatie naar de vluchtelingen op deze locaties verloopt via welkomstpakketten, narrowcasting, flyers en posters. Ik coördineer dat en onderhoud de contacten met de vertaalbureaus. In samenwerking met de woordvoerder van de burgemeester schrijf ik  de brieven naar omwonenden en organiseer ik bijeenkomsten voor omwonenden.”

 Het creëren van structuur in de communicatie kwam nadat de eerste hectiek voorbij was. “Na een jaar hadden we alles redelijk op orde. Veel dingen zijn nu al routine geworden, we werken als een geoliede machine.” Daar zit ook de kracht van Trea. “De voorzitter en andere leden van het Actieteam zijn blij met een communicatieadviseur met wie ze ook kunnen sparren. Het gaat niet alleen om het snelle doen, maar je moet ook scherp blijven. Komt je boodschap goed over? Welke informatie deel je wanneer? Daar let ik op.”

 

Cultuurverschil
Extra moeilijkheid bij deze crisis is dat een groot deel van de ontvangers van de informatie een andere taal spreekt. Dat lijkt simpel opgelost, je vertaalt de informatie en het is klaar. Maar dat bleek niet altijd genoeg. Trea: “In Nederland zijn we erg bezig om onze overheidscommunicatie begrijpelijk te maken. Bijvoorbeeld door zo veel mogelijk op taalniveau B1 te communiceren. Een van de tolken die ons ook veel informatie gaf over de cultuur zei: ‘Het moet echt formeel, anders nemen ze je niet serieus.’ Oekraïners verwachten van een overheidsorganisatie een formele toon. Dat zijn ze gewend. En dus was het even schakelen, van B1 naar formele taal.”

Crisis voorbij?
“Enerzijds is de crisis weg, anderzijds zijn er nog steeds pieken in het werk,” vertelt Trea. “Er zijn ontwikkelingen of nieuwe regels, waardoor er dingen veranderen voor de vluchtelingen. Dan moet de informatie vertaald worden en op de juiste plekken komen en systemen moeten aangepast worden. Dat geeft dan een piek.” Hoe lang de opvang nog gaat duren, is niet bekend. “De Europese Richtlijn Tijdelijke Bescherming, die voor deze groep vluchtelingen geldt, is inmiddels verlengd tot 4 maart 2026.”

Ervaren communicatiespecialisten, ook tijdens crises
Ben jij op zoek naar een communicatieadviseur die zelfs tijdens een crisis het hoofd koel houdt? Die kan werken in een sneltreinvaart, zonder focus en vakmanschap te verliezen? Dan ben je bij De Communicatie Experts op de juiste plek. Trea is voorlopig nog niet klaar bij de gemeente Apeldoorn, maar ze is niet de enige Expert op dit gebied. Neem contact met ons op om te ontdekken wat onze Experts voor je kunnen betekenen.